Confidentialité

Quels renseignements gardons-nous?

Nous recueillons et stockons les renseignements personnels non publics. Ces renseignements proviennent de diverses sources, comme les demandes ou autres formulaires que vous remplissez (par exemple, votre nom, votre numéro d'assurance sociale et votre adresse), proviennent de vos employeurs ou proviennent de la correspondance avec vous et les fournisseurs de services que vous avez engagés pour fournir des prestations médicales ou autres. Nous recueillons uniquement les renseignements dont nous avons besoin dans le but de fournir et de gérer les programmes d'assurance-maladie et de retraite que nous administrons en votre nom.

Afin de fournir certaines prestations, nous pouvons être tenus par la loi (telle que la Loi sur les normes de prestation de pension) de recueillir et de conserver votre numéro d'assurance sociale.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Pourquoi avons-nous besoin des renseignements?

Nous devons recueillir des renseignements personnels pour :

• déterminer votre admissibilité aux prestations;
• administrer vos prestations et prendre des décisions à leur égard;
• déterminer le coût et gérer financièrement ces programmes;
• satisfaire aux exigences réglementaires ou contractuelles relatives aux prestations et services connexes qui vous sont fournis.

Nous veillerons à ce que vous compreniez pourquoi nous avons besoin de ces renseignements en utilisant un langage clair et compréhensible lors de la description de l'objectif.

Nous obtiendrons votre autorisation

Nous recueillons, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels avec votre autorisation. Votre autorisation peut être exprimée par écrit ou être implicite et vous pouvez nous la donner verbalement, électroniquement ou par l'intermédiaire de votre représentant autorisé.

Avec un préavis raisonnable et sous réserve des restrictions légales et contractuelles, vous pouvez retirer votre autorisation de recueillir, d'utiliser et de divulguer vos renseignements personnels à tout moment.

Nous obtiendrons votre consentement pour recueillir ou divulguer des renseignements médicaux vous concernant. Avant de mettre des renseignements à la disposition de tiers, autres qu'un agent ou un prestataire de services agréé qui en a besoin, nous vous indiquerons, au moment où nous obtiendrons votre consentement ou avant de mettre les renseignements à leur disposition, qui sont ces personnes ou organisations, le type de renseignements que nous souhaitons leur communiquer et la raison pour laquelle nous souhaitons les communiquer.

Bien entendu, vous pouvez choisir de ne pas nous fournir tout ou partie de vos renseignements personnels. Cependant, ce choix peut entraver notre capacité à prendre une décision à l’égard de toute réclamation que vous présentez concernant les prestations auxquelles vous pourriez avoir droit.

Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements?

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire ou conformément à la loi. Lorsque des enregistrements de renseignements personnels sont détruits, nous prendrons des mesures de protection appropriées pour empêcher des parties non autorisées d'accéder aux renseignements au cours du processus.

Le Régime protégera vos renseignements personnels

Nous sommes responsables de vos renseignements

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels en notre possession; y compris les renseignements transférés à un fournisseur de services ou à un agent tiers afin que nous puissions vous fournir des prestations et des services connexes.

Façon dont nous protégeons les renseignements

Seuls les employés de l’Administrateur du Régime, les Fiduciaires du Régime, les promoteurs du Régime, les agents et les fournisseurs de services autorisés qui en ont besoin pour faire leur travail peuvent accéder à vos renseignements personnels. Dans la mesure du possible, lorsque nous fournissons des renseignements à des tiers tels que des actuaires, nous essayons d'éliminer toute référence permettant l'identification des personnes. Nous exigeons que tous les employés, agents et prestataires de services autorisés se conforment à cette politique de confidentialité.

Nous avons développé et continuons d'améliorer les procédures de sécurité pour sauvegarder et protéger les renseignements personnels contre les pertes, les vols, les divulgations non autorisées, les copies et les utilisations ou les modifications non autorisées. Nous maintiendrons des mesures de protection et des procédures de sécurité appropriées correspondant aux types de documents, et notamment les dossiers électroniques ou papiers, des mesures organisationnelles, et notamment des habilitations de sécurité et la limitation de l'accès sur la base du « besoin de connaître », et des mesures technologiques telles que l'utilisation de mots de passe et de cryptage. Bien que nous nous efforcions de protéger tous les renseignements, les renseignements les plus sensibles, comme les renseignements médicaux, bénéficient du plus haut niveau de protection.

Pour les demandes téléphoniques adressées au personnel d’administration des prestations du Régime, les renseignements fournis varient en fonction du lien entre la personne qui fait la demande et l’Adhérent au Régime (par exemple, un fournisseur de services autorisé, un Adhérent au Régime ou une personne à charge). Une fois que l'appelant a été identifié de façon appropriée, seuls les renseignements relatifs à la réclamation, au traitement ou à la prestation spécifique en question sont communiqués.

Votre droit d'accéder à vos renseignements personnels

Vos droits

Vous avez le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels vous concernant. Vous avez le droit de consulter ces renseignements, comme le prévoit la loi. Lorsque nous avons obtenu des renseignements médicaux vous concernant auprès d'un tiers, nous ne divulguerons ces renseignements qu'avec votre autorisation.

Vous avez également le droit de savoir :

• comment nous avons recueilli vos renseignements personnels;
• la façon dont nous les utilisons;
• et à qui ils ont pu être divulgués.

Comment procéder pour demander une mise à jour ou une correction

Si vous pensez que l'un des renseignements que nous avons recueillis à votre sujet est incorrect ou incomplet, vous avez le droit de nous demander de le modifier.

Vous pouvez faire une demande de modification des dossiers du Régime vous concernant en écrivant à notre agent de protection de la vie privée, à l’adresse :

À l’attention de : Privacy Officer
NDT Industry Health Benefit Plan
4250 Canada Way
Burnaby, British Columbia
V5G 4W6

Si vous démontrez que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires et, le cas échéant, nous contacterons les tiers auxquels ces renseignements ont été communiqués.

Comment déposer des plaintes

Si vous estimez que nous n’avons pas traité votre demande de façon satisfaisante, vous pouvez déposer une plainte relative à la confidentialité en contactant l’agent de protection de la vie privée du Régime. Nous vous expliquerons notre procédure de plainte et mènerons une enquête pour toutes les plaintes.

Si une plainte est justifiée, les Fiduciaires prendront toutes les mesures appropriées pour rectifier la situation, y compris en modifiant nos politiques et pratiques si nécessaire. Nous vous informerons également des autres procédures de plainte qui s'offrent à vous.

Nous nous réservons le droit de réviser notre politique de protection de la vie privée si nécessaire. Si des modifications sont apportées, la nouvelle politique sera publiée sur le site Web du Régime.  Une copie de la politique peut également être obtenue en contactant l’agent de protection de la vie privée du Régime.

Politique du site Web

Ce site Web ne recueille automatiquement aucun renseignement personnel spécifique vous concernant, comme votre nom, votre numéro de téléphone ou votre adresse de courriel. Nous n'obtiendrons ce type de renseignements que si vous les fournissez en nous envoyant un courriel ou en vous inscrivant dans une partie sécurisée du site.

Nous utilisons des logiciels pour surveiller le trafic sur le réseau afin de détecter les tentatives non autorisées de téléversement ou de modification d'information, ou de causer d'autres dommages. Ces logiciels reçoivent et enregistrent l'adresse de protocole Internet (IP) de l'ordinateur qui a contacté notre site Web, la date et l'heure de la visite et les pages visitées. Nous ne tentons pas d'établir un lien entre ces adresses et l'identité des personnes visitant notre site Web, à moins qu'une tentative d'endommagement du site Web n'ait été détectée.

Nous utilisons occasionnellement des « témoins » pour suivre la manière dont nos visiteurs utilisent ce site ou pour déterminer les sites précédemment visités. Les témoins que nous utilisons ne nous permettent pas d'identifier des personnes. Ils sont compilés en informations statistiques sur les modèles de trafic et sont utilisés pour évaluer l'efficacité du site. Si ce site utilise des témoins qui recueillent des renseignements personnels, un avis apparaîtra sur le site vous informant d'une telle utilisation et vous aurez la possibilité de les refuser. Un tel refus n'affectera pas les performances du site ni ne limitera votre capacité à accéder aux informations de ce site. (Un « témoin » est un fichier qui peut être placé sur votre disque dur à votre insu par un site Web pour lui permettre de surveiller votre utilisation du site.)

Les informations sur les visiteurs ne sont divulguées à personne, à l’exception du personnel administratif du Régime qui a besoin de ces informations pour s’acquitter de ses responsabilités professionnelles. Toute divulgation ultérieure des renseignements personnels que vous nous fournissez sera conforme à la Politique de protection de la vie privée du Régime.

Prestataires de services externes

Afin d'exploiter efficacement son site Web, le Régime fait appel à des prestataires de services externes. Ces fournisseurs de services sont liés par un contrat avec le Régime pour traiter tout renseignement personnel qu’ils peuvent recevoir d’une manière conforme aux dispositions de la Politique de protection de la vie privée du Régime.

Pour de plus amples renseignements

Pour de plus amples renseignements, veuillez contacter notre agent de protection de la vie privée au 604-299-7482 (si vous résidez à l'extérieur du Lower Mainland de la Colombie-Britannique, appelez le 1-800-663-1356) ou par courriel.